Les organitzacions i associacions busquen reprendre la seva activitat, incloent-hi la celebració d’actes, esdeveniments, reunions d’equip o presentacions per a clients, en la mesura que participants i organitzadors hi puguin concórrer en les condicions de seguretat necessàries.

El format de jornada híbrida, que combina la participació presencial amb la virtual, és una proposta que està guanyant adeptes ràpidament.

Ho vam poder comprovar a la Jornada Híbrida Associativa que es va celebrar el 20 de juliol al Palau de Congressos de Girona. En la trobada es va debatre sobre els nous formats d’organització de congressos del mercat associatiu.

La part virtual de l’acte incloïa la participació remota d’alguns dels ponents, així com la interacció dels assistents, que podien fer preguntes al panell d’experts o respondre qüestions que es plantejaven durant les intervencions. L’empresa olotina Leeksonfilms Produccions va ser l’encarregada de la retransmissió en línia (streaming) de la jornada.

El panell de ponents estava format per representants del sector MICE, de les associacions, d’empreses promotores i proveïdors tecnològics, cada un dels quals va respondre una pregunta sobre el futur dels congressos relacionada amb el seu àmbit. Així, es va parlar sobre les noves tecnologies, el futur del patrocini o el paper de les destinacions, entre altres temes.

Després de les intervencions, hi va haver una taula rodona interactiva en la qual van participar els assistents del Palau de Congressos de Girona i el públic virtual.

Claus de la proposta híbrida

Els esdeveniments híbrids, segons es va concloure, tindran un gran protagonisme també en el futur dels congressos de les associacions, ja que sumen els avantatges dels esdeveniments presencials i dels virtuals.

Des del vessant tecnològic es va destacar l’oportunitat que ofereix la incorporació de recursos en línia per facilitar la interacció i difondre els continguts a audiències més segmentades, amb la possibilitat de mesurar-ne l’abast i l’interès.

L’aspecte del patrocini, que en esdeveniments presencials es concentrava en espais d’exposicions comercials paral·leles al congrés, es diversificarà amb l’entrada dels espais virtuals en la proposta organitzativa. Les solucions tecnològiques permeten difondre els continguts més enllà del moment del congrés i ofereixen als patrocinadors la possibilitat de generar nous contactes (leads) i promoure la conversa a les xarxes socials.

Per altra banda, també es va coincidir en la importància de l’experiència de viatge i incentiu dels congressistes en les destinacions. Si bé la tecnologia permet compartir el coneixement i generar contactes, no pot aportar la mateixa experiència vital i de relacions interpersonals.

Experts de turisme de negocis van remarcar la importància dels esdeveniments presencials per a la reactivació econòmica, especialment dins d’un sector tan afectat per la pandèmia.

Per tal de facilitar el distanciament social, moltes ciutats, com Girona, han millorat la mobilitat i l’accessibilitat. Palaus de congressos i espais singulars s’han adaptat ràpidament a la situació de pandèmia amb nous aforaments, amb garantia de distàncies, protocols d’actuació i mesures higièniques, així com amb l’aplicació de recursos tecnològics per al registre d’assistents, entre altres accions. Aquest mateix esforç l’han fet hotels i restaurants, amb la finalitat de garantir la màxima seguretat i benestar a usuaris i treballadors.

Adaptació i professionalitat del sector

Les més de 140 empreses i institucions del sector turístic que integren el Costa Brava Girona Convention Bureau estan preparades per mantenir la seva activitat amb totes les mesures de seguretat i higiene necessàries per organitzar i acollir els esdeveniments que ens ajudaran a superar la barrera de la distància, i aprofitar al màxim cada ocasió de reunir-nos amb els nostres companys de treball, clients o col·legues de professió. Sens dubte, l’opció d’incloure eines tecnològiques per organitzar actes híbrids ens ajudarà a tornar a fer aquestes trobades tan necessàries.