Los organizadores profesionales de eventos, tanto si forman parte de un departamento de marketing y comunicación como si trabajan desde una agencia, han tenido que adaptar sus recursos al entorno online. Esto les ha permitido seguir ofreciendo la formación, presentaciones y otros eventos necesarios para la buena marcha de empresas e instituciones.
Después de todos estos meses, hemos acumulado mucho conocimiento sobre recursos y metodologías que nos pueden ayudar. Dado que este formato está incorporado en nuestras actividades MICE, ahora es un buen momento para poner orden a lo que hemos aprendido.
Para ello, Carles Ruíz, director de Divertimento, ha identificado seis aspectos fundamentales a la hora de organizar un evento online.
- Elige una plataforma digital de confianza, preferiblemente con la que estés más familiarizado.
- Asegúrate de que esta plataforma cuenta con herramientas para administrar el evento, desde la programación hasta el análisis posterior
- También en el entorno on-line, es necesario preparar el guion hasta el último detalle y hacer una escalera (tabla)
- Mejorar la experiencia de visualización de los participantes/espectadores. En lugar de hacer una toma única a lo largo del evento, incorpora elementos de variedad grabando desde varias cámaras web o teléfonos inteligentes y agregando videos, gráficos y presentaciones.
- Personaliza el evento siempre que sea posible. De la misma manera que se hace en entornos presenciales, es necesario buscar todas las oportunidades para resaltar la personalidad del evento con gráficos corporativos. Chats, votaciones y gráficos de transición son recursos ideales para lograr este objetivo.
- Designa a una persona para coordinar el “antes, durante y después” del evento.
