Le format de journée hybride, qui combine participation en présentiel et virtuelle, est une option qui gagne rapidement en adeptes.

Nous avons pu le constater lors de la Journée hybride associative qui s’est tenue le 20 juillet au Palau de Congressos de Girona. Au cours de la rencontre, un débat a eu lieu, qui portait sur les nouveaux formats d’organisation de congrès du marché associatif.

La part virtuelle de l’acte incluait la participation à distance de certains des conférenciers ainsi que l’interaction des assistants qui pouvaient poser des questions au panel d’experts ou inversement répondre aux questions posées pendant les interventions. Leeksonfilms Produccions, une entreprise d’Olot, a été chargée de la retransmission en ligne (streaming) de la journée.

Le panel de conférenciers était composé de représentants du secteur MICE, d’associations, d’entreprises promoteurs et de fournisseurs technologiques, chacun d’eux ayant répondu à la question portant sur le futur des congrès pour ce qui est de leur cadre. Ainsi, il a été évoqué les nouvelles technologies, l’avenir du sponsoring ou le rôle des destinations, entre autres sujets.

Les interventions ont été suivies d’une table ronde interactive à laquelle ont participé les personnes présentes au palais des congrès de Gérone et le public virtuel.

Clés de la proposition hybride

Les événements hybrides, d’après les conclusions, auront aussi une place prépondérante dans le futur des congrès des associations car ils allient les avantages des événements en présentiel et virtuels.

Pour ce qui est de l’aspect technologique, il a été souligné l’opportunité qu’offre l’introduction de ressources online pour faciliter l’interaction et diffuser les contenus à des audiences plus segmentées, avec possibilité d’en mesurer la portée et l’intérêt.

L’aspect sponsoring qui, dans des événements en présentiel se concentrait dans des espaces d’expositions commerciales, en parallèle au congrès, se verra diversifié par l’introduction des espaces virtuels dans la proposition organisationnelle. Les solutions technologiques permettent de diffuser les continus au-delà de la durée du congrès et offrent aux sponsors la possibilité de générer de nouveaux contacts (leads) et de favoriser le dialogue sur les réseaux sociaux.

D’autre part, il a aussi été convenu de l’importance que revêt l’expérience du voyage et des activités de motivation des congressistes dans les destinations. Même si la technologie permet de partager des connaissances et de générer des contacts, elle ne peut, en revanche, offrir la même expérience vitale et de relations interpersonnelles.

Par ailleurs, des experts en tourisme d’affaires ont fait remarquer le rôle essentiel des événements en présentiel pour la réactivation économique, en particulier dans un secteur aussi affecté par la pandémie.

Afin de faciliter la distanciation sociale, beaucoup de villes, dont Gérone, ont amélioré la mobilité et l’accessibilité. Palais des congrès et espaces singuliers se sont rapidement adaptés à la situation de pandémie : établissement de nouvelles capacités, garantie de distances, protocoles d’intervention et mesures hygiéniques ainsi qu’application de ressources technologiques pour l’enregistrement d’assistants, entre autres actions. Ce même effort a été développé par les hôtels et restaurants afin d’assurer une sécurité optimale et le bien-être des clients et employés.

Adaptation et professionnalisme du secteur

Les plus de 140 entreprises et institutions du secteur touristique qui intègrent le Costa Brava Girona Convention Bureau sont fin prêtes à poursuivre leur activité en adoptant toutes les mesures de sécurité et d’hygiène nécessaires à l’organisation et à l’accueil d’événements qui nous aideront à dépasser la barrière de la distance et profiter pleinement de chaque occasion de nous réunir avec nos collègues de travail, clients ou confrères. Il ne fait aucun doute que l’option d’introduire des outils technologiques pour organiser des actes hybrides nous aidera à reprendre ces rencontres absolument nécessaires.