Els organitzadors professionals d’esdeveniments, tant si formen part d’un departament de màrqueting i comunicació d’empresa com si treballen des d’una agència, han hagut de preparar-se per adaptar els recursos necessaris a l’entorn virtual. Això els ha permès continuar oferint les formacions, presentacions i altres esdeveniments necessaris per a la bona marxa d’empreses i institucions.
Després de tots aquests mesos, hem acumulat molts coneixements sobre recursos i metodologies que ens poden ajudar. Tenint en compte que aquest format està incorporat en les nostres activitats MICE, ara és un bon moment per posar-hi ordre.
Amb aquesta finalitat, Carles Ruiz, director de Divertimento, ha identificat sis aspectes fonamentals a l’hora d’organitzar un esdeveniment virtual.
- Trieu una plataforma digital de confiança, preferentment amb la qual estigueu més familiaritzats.
- Assegureu-vos que aquesta plataforma compta amb eines per gestionar l’esdeveniment, des de la planificació fins a l’anàlisi posterior
- També en l’entorn virtual prepareu prèviament l’estructura al detall i elaboreu una escaleta (guió).
- Milloreu l’experiència de visualització dels participants o espectadors. En comptes d’enregistrar l’esdeveniment en un sol pla, incorporeu-hi varietat de plans gravant-lo des de diverses càmeres web o telèfons intel·ligents i afegint-hi vídeos, grafismes i presentacions.
- Personalitzeu l’esdeveniment sempre que sigui possible. De la mateixa manera que es fa en entorns presencials, cal buscar totes les oportunitats per ressaltar la personalitat de l’esdeveniment amb gràfics corporatius. Els xats, les votacions i els grafismes de transició són recursos idonis per aconseguir aquest objectiu.
- Designeu una persona per coordinar l’esdeveniment abans, durant i després d’aquest.
